Come lavorare da free-lance nei Paesi Bassi

Per quanto tutti sappiamo o ci immaginiamo cosa sia un free-lance, la cosa buffa è che la legge nei Paesi Bassi non parla mai di free-lance ma ci sono altre denominazioni, come la ditta individuale o il zzp’er. Per cui è utile sapere quali sono i passi da fare per mettersi in proprio nei Paesi Bassi, anche perché nel 2025 il governo dedicherà una particolare attenzione ai controlli per evitare i finti free-lance. Come tutelarsi in questo caso sarà argomento di un secondo post, qui cominciamo a dire come lavorare da free-lance nei Paesi Bassi.

Un ZZP’er (Zelfstandige Zonder Personeel) è definito dalla legge olandese come un lavoratore autonomo che gestisce un’attività in proprio senza dipendenti. Tuttavia, il termine ZZP’er non è un concetto giuridico ufficiale, bensì un termine colloquiale e ampiamente utilizzato per descrivere i freelance o piccoli imprenditori nei Paesi Bassi. La loro posizione giuridica e fiscale si basa su criteri stabiliti dal Belastingdienst (l’agenzia fiscale olandese) e dalla normativa civile. Questo regime è particolarmente utile per chi sta avviando un’attività con un fatturato iniziale ridotto o per chi opera come freelance a tempo parziale nei Paesi Bassi.

Requisiti per essere considerato un ZZP’er

Un lavoratore autonomo è considerato tale se soddisfa i seguenti criteri chiave:

1. Autonomia e responsabilità

• Un ZZP’er opera in completa autonomia.
• È responsabile per l’esecuzione del proprio lavoro e dei rischi associati all’attività.
• Non ha un contratto di lavoro subordinato con un cliente.

2. Pluralità di clienti

• Per essere considerato realmente autonomo, un ZZP’er dovrebbe avere più clienti.
• Lavorare per un solo cliente può portare il Belastingdienst a considerare la relazione come un rapporto di lavoro dipendente (fittizio).

3. Assunzione del rischio imprenditoriale

Un ZZP’er deve:

• Investire nella propria attività (ad esempio, acquistando attrezzature o strumenti).
• Assumersi il rischio di non ricevere pagamento o subire perdite.
• Gestire autonomamente il marketing, la ricerca di clienti e le operazioni quotidiane.

4. Generazione di reddito indipendente

• Un ZZP’er deve fatturare i propri servizi o prodotti con un guadagno previsto come obiettivo.
• Deve avere una struttura finanziaria autonoma per sostenere la propria attività.

Numero BSN (Burgerservicenummer) e permesso di lavoro Per lavorare nei Paesi Bassi è necessario avere un BSN, l’equivalente del codice fiscale, ottenibile registrandoti al comune dove vivi. È obbligatorio per scopi fiscali e legali e per identificare il cittadino non solo per gli obblighi e i servizi, ma anche per farti pagare le tasse, ricevere eventuali sgravi fiscali o sussidi. Se ancora non hai una residenza fissa, puoi chiedere solo in alcuni comuni l’RNI, che di fatto è lo stesso codice fiscale, ma inizialmente non legato a una residenza. Cittadini UE/SEE: Non hai bisogno di un permesso di lavoro, ma devi registrarti come residente.

Come muoversi per iniziare

1. Registrazione come freelance (ZZP – Zelfstandige Zonder Personeel) Per lavorare come freelance, devi registrarti presso la Camera di Commercio olandese (KvK) come ZZP. Costa circa 50 euro per la registrazione. Devi prenotare un appuntamento sul sito (che è anche in inglese se non sai l’olandese) del KvK. Durante l’appuntamento, fornisci dettagli sull’attività che svolgerai. Ti verrà assegnato un numero di iscrizione al registro delle imprese e il tuo numero BTW (partita IVA), necessario per fatturare.
2. Obblighi fiscali Come freelance, hai responsabilità fiscali specifiche: Devi applicare l’IVA-BTW alle tue fatture (solitamente il 21%) e dichiararla trimestralmente all’autorità fiscale olandese, il Belastingdienst. Questa è una cosa abbastanza semplice da fare in proprio compilando un modulo online, non serve per forza farselo fare da un commercialista, basta che qualcuno ti spieghi come fare – e puoi chiederlo allo stesso ufficio imposte o fare un corso. Inoltre se guadagni poco sei esente dall’obbligo di BTW, e anche questo lo spiego separatamente nel post dedicato al regime KOR. Ogni anno dovrai dichiarare i tuoi redditi. Esistono varie detrazioni per freelance, come la Zelfstandigenaftrek (deduzione per lavoratori autonomi).
3. Assicurazioni obbligatorie e consigliate Anche se alcune non sono obbligatorie, è consigliato valutare le seguenti assicurazioni: Assicurazione sanitaria: È obbligatoria per tutti nei Paesi Bassi. Assicurazione contro l’invalidità (Arbeidsongeschiktheidsverzekering): Protegge il reddito in caso di malattia o incapacità lavorativa. Responsabilità civile professionale (Beroepsaansprakelijkheidsverzekering): Per proteggerti da eventuali danni causati ai clienti. Tutte le assicurazioni, anche quella sanitaria obbligatoria, offrono spesso con un piccolo extra mensile il cosiddetto Rechtsbijstand ovvero assistenza legale per risolvere conflitti. hai diritto a un legale che gratuitamente ti scrive lettere o ti consiglia come muoverti. Io lo consiglio tantissimo e spesso se fai parte di associazioni professionali controlla se non sia già compresa nella tua quota associativa.
4. Contratti Con i clienti specifica chiaramente le condizioni di lavoro, le tariffe e i termini di pagamento. Puoi depositare le tue condizioni alla Camera di Commercio e fare riferimento a queste.
5. Fatture: Devono contenere informazioni specifiche:
   • Nome e numero KvK.
   • Numero BTW.
   • Dettagli del servizio/prodotto.
   • Totale + IVA
   • se non applichi il BTW perché fai uso del Kleineondernemersregeling (KOR), il regime fiscale che consente ai piccoli imprenditori di essere esenti dall’IVA (BTW) se soddisfano determinati requisiti, non calcoli il bTW ma aggiungi: vrijgesteld (esentato). Se invece fatturi in un altro Paese Ue in regime di reverse charge, devi indicarlo e poi quando fai la tua dichiarazione dei redditi trimestrale hai una sezione separata in cui aggiungere le fatture Ue con l’esenzione dell’IVA
   • io per anni ho litigato con i fogli excel che mi aveva preparato il commercialista per inserire le mie fatture e le mie spese. Poi sono passata a dei programmi. Con il mio vecchio commercialista ho usato Exactonline che però è costoso e complicato per quello che è il mio volume di fatture. Adesso uso con grande gioia MoneyMonk, il cui abbonamento costa in base al fatturato e ha un helpdesk carinissimo,
6. Volume di affari: Per essere considerata realmente freelance, non devi lavorare principalmente per un unico cliente (evitando il rischio di essere considerata un “finto dipendente”). Vedi anche il post relativo.
7. Privacy e protezione dei dati: Se gestisci dati personali, assicurati di rispettare il regolamento GDPR.

Spero con questo mini-prontuario di averti dato le informazioni di base, poi ovviamente è indispensabile avere un commercialista che ti segua e che ti indichi , oltre ai vari obblighi che hai, anche a quali sgravi fiscali hai diritto. A differenza dell’Italia una volta che sai come stare in regola e se impari a farti da te le dichiarazioni del BTW, il commercialista lo vedi / senti una volta all’anno per la dichiarazione dei redditi, che inoltre può essere rimandata sempre su richiesta del commercialista al Belastingdients. Insomma, non ti devi precipitare il 2 gennaio a mettere insieme i dati per la dichiarazione.

Molte informazioni nei Paesi Bassi le ricavi anche dai siti del Belastingdienst e delle camere di commercio, e a entrambi puoi chiedere informazioni su come metterti in regola in vari casi. La cosa assolutamente scioccante per me la prima volta che lo scoprii, è che siccome il diritto nei paesi Bassi è improntato ai principi di equità e ragionevolezza, difficilmente se fai uno sbaglio in buona fede ti danno addosso. Col l’ufficio imposte si può parlare, contrattare e venirsi incontro perché anche a loro conviene avere un imprenditore sano che guadagna e paga le sue tasse, piuttosto che una ditta che fallisce lasciandosi dietro debiti e casini.

Certo, se uno fa il furbo, prima o poi ti beccano e ti fanno scontare il vecchio e il nuovo.

Ora io vendo servizi e beni immateriali, quindi chi vende prodotti ha situazioni diverse dalle mie, per cui tutto quello che leggete qui è il compendio delle informazioni che ho trovato in olandese sui siti di camera di commercio e ufficio imposte, voi cominciate col trovarvi un o una commercialista e controllate con loro come dovete regolarvi.

In bocca al lupo e buon lavoro.